Omavalvontasuunnitelma

Oljami-palvelut Oy

Sisällysluettelo

  1. Palveluntuottaja 
  2. Toiminta-ajatus, arvot ja toimintaperiaatteet 
  3. Riskienhallinta 
  4. Omavalvontasuunnitelman laatiminen 
  5. Asiakkaan asema ja oikeudet 
  6. Palvelun sisällön omavalvonta 
  7. Asiakasturvallisuus 
  8. Henkilöstö 
  9. Asiakastietojen käsittely 

1. Palveluntuottaja

Oljami-palvelut Oy 
Y-tunnus: 2776047-2 

Hietalahdenranta 19 A 8  00180 Helsinki
p. 050 3355 885

Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.
www.oljami.fi

Toimitusjohtaja: Maaret Heiskari

Toiminta-alue: Helsinki, Vantaa, Espoo,Kauniainen ja muu Uusimaa | Etelä-Suomen aluehallintovirasto

Oljami-palvelut Oy ostaa alihankintana asiakkaan tilauksesta mm. hieronta-, kampaamo- ja muita erityisosaamista tai toimilupaa edellyttäviä palveluita yksityisiltä palvelutuottajilta. Oljami-palvelut Oy ostaa esteettömyyskartoituksia ja –ratkaisuita lisenssin omaavilta tahoilta sekä näihin tarvittavia kaluste- ja laitehankintoja erikoistuneilta alihankkijoilta.

2. Toiminta-ajatus, arvot ja toimintaperiaatteet

Oljami-palvelut Oy tarjoaa ikäihmisille, lapsiperheille ja kuntoutujille palveluja kodin ja perheen hoitoon sekä arjen askareisiin kaikissa elämäntilanteissa ja –vaiheissa. Oljami-palvelut Oy tarjoaa kotipalvelun tukipalveluita, joita ovat esimerkiksi ateriapalvelu, siivous, vaatehuolto, kauppa- ja asiointipalvelut, sosiaalista kanssakäymistä edistävät palvelut.

Toiminnan lähtökohtana on asiakkaiden yksilölliset tarpeet sekä omaisten/läheisten huolenaiheet, jotka kirjataan kartoituksen yhteydessä toimintasuunnitelmaan yhdessä annettavien palveluiden kanssa. Toiminnan tavoitteena on ylläpitää ikäihmisten ja kuntoutujien hyvinvointia ja toimintakykyä, lapsiperheille tarjoamme lisäkäsiä ja apua arjen askareisiin ja ajanhallintaan. Toiminnalla pyritään myös poistamaan itsenäisen toiminnan esteitä ja ehkäisemään syrjäytymistä ja yksinäisyyttä.

Oljami-palvelut Oy välittää asiakkaista aidosti, huomioi tämän yksilölliset avuntarpeet ja toteuttaa asiakkaiden toiveet palvelun laadusta, sen antajasta ja ajankohdasta.

Yrityksen toiminta perustuu elämänarvoille:

  • kiinnostus, kunnioitus ja arvostus
  • Faidosti välittäminen ja ihmisläheisyys
  • luottamus ja turvallisuus

ja niitä toteutetaan asiakassuhteissa ja työntekijöidenkanssa. Kullekin asiakkaalle valitaan henkilön, joka sopii elämän tilanteeseen ja arvomaailmaan. Palvelun jatkumo ja pysyvyys ovat tärkeä tekijä asiakkaan luottamuksen rakentamiseksi ja tavoitteena on tuntea henkilökohtaisesti asiakkaat, heidän läheisensä ja yrityksen yhteistyökumppanit.

Yrityksen asiakaslupaus:

  • Kiireetöntä yhdessäoloa ja –tekemistä
  • Kasvollisen ja yksilökohtaisen palvelun
  • Päivän kohokohdan molemmille osapuolille
  • Positiivista mieltä ja iloa
  • Lähiapua ja tukea elämän eri tilanteissa ja vaiheissa

Yritys noudattaa toiminnassaan voimassa olevaa lainsäädäntöä ja hyvää hallintotapaa.

3. Riskienhallinta

Ennen palvelun aloitusta kartoitetaan asiakkaan tarpeet, toimintakyky ja sen mahdolliset esteet tai epäkohdat sekä riskitekijät yhdessä asiakkaan ja/tai omaisten kanssaä. Asiakkaalta selvitetään mm. välttämättömät toimenpiteet, läheisten tai lääkärien yhteystiedot sekä muu olennainen tieto hätätapauksien ennakointia varten. Nämä kirjataan asiakashallintajärjestelmään asiakkaan luvalla ja työn suorittaja perehdytetään näihin palvelun alussa eettisten ohjeiden ja työturvallisuuskoulutuksen yhteydessä. Yritys antaa asiakkaalle ehdotuksen esteiden tai epäkohtien poistamisesta itsenäistä selviytymistä ja turvallista asumista varten. Yritys kannustaa työntekijöitä ja asiakkaita tuomaan ilmi asiakkaaseen tai palvelutuotantoon kohdistuvia epäkohtia tai riskitekijöitä.

Työn suorittaja on velvollinen olemaan yhteydessä esimieheensä tai yrityksen johtoon ja keskustelemaan myös asiakkaan kanssa, jos hän havaitsee lisäriskitekijöitä tai laatupoikkeamia asiakkaan tai palvelutuottajan näkökulmasta. Palvelun riskitekijät ja laatupoikkeamat rekisteröidään asiakashallintajärjestelmään ja ne käsitellään välittömästi yrityksen sisäisissä riskienhallintapalavereissa. Laaditaan toimintasuunnitelma korjaavista ja ehkäisevistä toimista sekä asiakkaan että palvelutuottajan turvallisuuden kannalta.

Rekisteröidyt riskitekijät, haittatapahtumat ja lähellä piti –tilanteet sekä korjaavien toimenpiteiden suunnitelma käsitellään yhdessä asiakkaan (ja läheisten) kanssa. Niiden juurisyyt tutkitaan yhdessä ja samalla määritetään käytäntöjä, joilla ne voidaan tulevaisuudessa ehkäistä. Sovitut käytännöt ja vastuulliset tahot kirjataan asiakashallintajärjestelmään ja niiden toteutusta seurataan säännöllisesti. Täten työn suorittajat saavat ajankohtaisen tiedon mahdollisista ennakoiduista riskitekijöistä ja toimenpiteistäät asiakashallintajärjestelmästä.

Työturvallisuusohjeet, eettiset ohjeet ja muutokset toimintatapoihin päivitetään työn suorittajille asiakashallintajärjestelmän koulutusaineistoon.

Riskinhallinta on osa yrityksen johtamisjärjestelmää ja hyvää hallintotapaa. Riskien ennakointi ja vaikutukset yritystoimintaan ovat osa yrityksen strategista johtamista, johon yritys on varautunut mm. tarvittavin vakuutuksin.

4. Omavalvontasuunnitelman laatiminen

Omavalvonnan suunnitteluun ovat osallistuneet yhdessä omistajat ja toimiva johto start-up vaiheessa, jatkossa sen päivittämiseen osallistuu myös työn suorittajat.
Omavalvonnan suunnittelusta, seurannasta ja päivittämisestä vastaa Maaret Heiskari (kts. Yrityksen yhteystiedot).

Oma valvontasuunnitelmaa tarkistetaan tarvittaessa tai vuosittain ja samalla arvioidaan, onko toiminnassa tapahtunut muutoksia, jotka edellyttävät omavalvontasuunnitelman muuttamista. Omavalvontasuunnitelma vahvistetaan vuosittain, vaikka siihen ei tulisikaan muutoksia. Omavalvontasuunnitelman hyväksyy toimitusjohtaja yhdessä hallituksen puheenjohtajan kanssa.

Omavalvontasuunnitelma on julkinen asiakirja ja luettavissa yhtiön internet-sivuilla sekä asiakashallintajärjestelmässä asiakkaille ja työn suorittajille.

Omavalvontaa toteutetaan suunnitelman mukaisesti ja se on osa palvelujen laadunvalvontaa ja toiminnan kehittämistä.

5. Asiakkaan asema ja oikeudet

Oljami-palvelut Oy:n antamat palvelut perustuvat asiakkaan vapaaehtoiseen tilaukseen ja valinnanvapauteen palvelutuottajien keskuudessa. Asiakkaan palvelutarpeet toimintakyvyn ja sosiaalisen kanssakäymisen ylläpitämiseksi arvioidaan yhdessä asiakkaan (ja tarvittaessa läheisten) kanssa ensimmäisellä kartoituskäynnillä ennen palvelusopimuksen allekirjoitusta. Lähtökohtana on asiakkaan tahdonvapaus ja itsemääräämisoikeus, edunvalvojan tai valtuutetun näkökanta huomioidaan siinä tapauksessa, kun asiakkaan oma päätöksentekokyky on väliaikaisesti tai pysyvästi heikentynyt.

Sopimusta tehtäessä otetaan huomioon asiakkaan toiveet, mielipiteet ja yksilölliset tarpeet. Asiakas osallistuu ja vaikuttaa palvelun suunnitteluun ja toteuttamiseen. Palvelusuunnitelmaan tehdään muutoksia ja päivitetään asiakkaan henkilökohtaisten tarpeiden, tavoitteiden ja tilanteiden muuttuessa.

Palvelukartoituksessa käytetään apuna palvelutaulukkoa ja asiakkaan itse antamia lähtötietoja omasta elämäntilanteestaan, kunnostaan ja toimintakyvystä, palvelutuottaja ei edellytä luottamuksellisten potilas- tai hoitotietojen luovutusta. Palvelusuunnitelman toteutumista seurataan asiakashallintajärjestelmän avulla, jossa työn suorittajat tutustuvat palvelusuunnitelmaan ja jonne he raportoivat palvelujen toteutumisesta, mahdollisista poikkeamisista ja niiden syistä. Palvelusuunnitelma, ennakoidut riskit ja muu olennainen tieto käydään aina läpi palvelun työn suorittajan kanssa ennen palvelujen aloitusta asiakkaalle.

Oljami-palvelut Oy toimii aina hyvän hallintotavan ja eettisten periaatteiden mukaan. Asiakkaan ihmisarvoa, vakaumusta, yksityisyyttä, koskemattomuutta ja turvallisuutta sekä ja vapautta päättää omista asioista kunnioitetaan ja vaalitaan. Oljami-palvelut Oy noudattaa kaikissa toimissaan vaitiolovelvollisuutta ja henkilötietosuojaa.

Oljami-palvelut Oy kerää systemaattisesti palautetta palvelujensa laadusta, oikea-aikaisuudesta ja asiakaskokemuksesta. Asiakkaat voivat antaa jatkuvasti palautetta palveluista ja palvelujen suorittajista. Kaikki asiakaspalautteet rekisteröidään asiakashallintajärjestelmään ja niihin reagoidaan välittömästi. Asiakkaalle vastataan palautteeseen ja palautteet käsitellään säännöllisesti kokouksissa. Asiakaspalautteet ovat merkittävä osa toiminnan kehittämistä.

Jos asiakas on tyytymätön samaansa kohteluun, on hänellä oikeus tehdä muistutus palveluntuottajan johdolle, joka käsittelee muistutuksen 48 tunnin kuluessa ja ryhtyy tarvittaviin toimenpiteisiin. Oljami-palvelut Oy:tä koskevat muistutukset voi tehdä toimitusjohtaja Maaret Heiskarille. Asiakkaan ja työn ja palvelunsuorittajan kanssa selvitetään mahdolliset haittatapahtumat, vaaratilanteet tai epäasiallinen kohtelu sekä sovitaan korjaavista toimenpiteistä tai korvauksista. Tämän lisäksi asiakkaalla on oikeus ottaa yhteyttä oman kuntansa sosiaaliasiamieheen tai kuluttajaneuvontaan (www.kuluttajaneuvonta.fi) ollessaan tyytymätön palvelutuottajan toimiin.

6. Palvelun sisällön omavalvonta

Oljami-palvelut Oy tuottaa palveluita, joiden tarkoituksena on helpottaa ihmisten arkea, ylläpitää hyvinvointia sekä tuottaa iloista ja positiivista mielialaa. Samalla pyritään estämään syrjäytymistä ja vähentämään yksinäisyyttä sekä luomaan turvallinen elin- ja toimintaympäristö.

Oljami-palvelut Oy pyrkii palveluillaan ylläpitämään ja edistämään asiakkaidensa fyysistä, psyykkistä ja sosiaalista toimintakykyä, hyvinvointia ja osallisuutta. Lisäksi yritys järjestää eri kohderyhmille mahdollisuuden osallistua liikunta- ja harrastustoimintaan kotona ja sen ulkopuolella heidän omien tavoitteidensa mukaisesti. Tarvittaessa pidetään asiakkaan ruoka- ja liikuntapäiväkirjaa tukemaan hänen muuta hoitoaan ja kuntoutumistaan.

Oljami-palvelut Oy edellyttää työn suorittajiltaan hyvää henkilökohtaista hygieniaa ja yleisten terveysohjeiden noudattamista infektioriskin ja tarttuvien sairauksien estämiseksi. Asiakkaiden henkilökohtaiset hygieniakäytännöt ja –tavoitteet kirjataan alkukartoitukseen.

Oljami-palvelut Oy edellyttää alihankkijoiltaan saman laatutason, sisältö- ja turvallisuusvaatimusten noudattamista kuin omilta työn suorittajiltaan. Ennen alihankkijaksi hyväksyntää Oljami-palvelut Oy varmentaa alihankkijan tarvittavien lupien, koulutus- ja osaamistason sekä referenssien paikkaansa pitävyyden sekä edellyttää alihankkijan esittävän tarvittavat vakuutukset ja verotodistukset.

7. Asiakasturvallisuus

Asiakkaan luona pyritään aina toimimaan niin, ettei asiakkaalle, hänen omaisuudelleen tai palvelun suorittajalle aiheudu vaaraa. Käyttäessään asiakkaan välineitä ja laitteita, Oljami-palvelut Oy:n työn suorittaja sitoutuu noudattamaan käyttö- ja muita annettuja ohjeita. Oljami-palvelut Oy noudattaa yleisiä palo- ja pelastuslaitosten turvallisuusohjeita sekä taloyhtiöiden ohjeistusta ilmoitusvelvollisuudesta ja tiloista poistumisesta palon sattuessa.

Yritys ei ole vastuussa asiakkaan kodin turvallisuudesta, mutta joskin säännöllisillä asiakaskäynneillä, oikeilla toimintatavoilla ja mahdollisilla lisävarusteilla ja -laitteilla sitä voidaan edesauttaa. Kartoituskäynnillä pyritään selvittämään mahdolliset asiakkaan ja kodin turvallisuuteen liittyvät riskitekijät ja antamaan suositukset toimintakyvyn mukaisista turvallisuutta parantavista toimenpiteistä (mm. esteettömäksi tekeminen). Havaitessaan asiakkaan realisoituneen turvallisuusriskin, kaltoinkohtelun tai kykenemättömyyden huolehtia itsestään on työn suorittaja velvollinen tekemään välittömästi ilmoituksen asiasta asianomaiselle viranomaiselle ja ottamaan yhteyttä asiakkaan nimeämään läheiseen.

8. Henkilöstö

Oljami-palvelut Oy:n henkilöstön määrä riippuu asiakaskunnan määrästä, sijainnista ja heidän tilaamasta palvelulaajuudesta. Yrityksen työn suorittajilla on laaja-alainen osaamis- ja koulutustausta sekä kokemus ja kielitaito, jotka erilaisin todistuksin varmennetaan. Koska hoivapalvelut eivät kuulu yrityksen palvelulaajuuteen, ei hoito- ja hoivakoulutusta edellytetä työn suorittajilta.

Yritys on koonnut laajan osaajapoolin, josta asiakkaan toiveiden, sijainnin, kielitaidon, vakaumuksen ja palvelulaajuuden mukaan valitaan työn suorittaja. Kullekin asiakkaalle nimetään vakituinen työn suorittaja asiakasluottamuksen ylläpitämiseksi ja palvelun jatkumon säilyttämiseksi. Sairaustapauksissa tai loma-aikoina yritys järjestää sijaisen vakituisen tilalle.

Yritys hakee jatkuvasti lisää työn suorittajia asiakasmäärän kasvun ja sijainnin mukaisesti. Rekrytoinnin periaatteena on hyvä palveluhenkinen asenne, kyky selkokieliseen viestintään ja kädentaidot (mm. ompelua tai ruoanlaittoa varten). Lapsiperheille palveluita antavilta edellytetään rikosrekisteriotetta.

Työn suorittajat perehdytetään yrityksen toimintatapoihin, arvoihin ja asiakaslupaukseen palvelusuhteen alkuvaiheessa. Heille järjestetään yrityksen sisäinen koulutus työturvallisuudesta ja omavalvonnan sisällöstä, tavoitteista ja periaatteista.

Kullekin työn suorittajalle annetaan käyttöoikeus asiakashallintajärjestelmään, josta he saavat tarvittavat tiedot asiakkaasta palvelujen antoa ja raportointia varten. Asiakashallintajärjestelmän koulutusosiosta työn suorittajat löytävät yrityksen koulutus- ja ohjeistusasiakirjat myös myöhempää tarkastelua varten. Työn suorittajat voivat tarkastaa omat tietonsa järjestelmästä ja korjata niitä, mikäli virheellisesti täytetty.

Oljami-palvelut Oy antaa palveluita asiakkaan tiloissa tai asioi yhdessä asiakkaan kanssa virastoissa, kaupoissa yms. Palvelut annetaan asiakkaan läsnä ollessa ja hän avaa pääsyn omiin tiloihinsa, yrityksellä ei ole asiakkaan avaimia, kulkukortteja tai salasanoja turvajärjestelmiin. Asiakas tai taloyhtiö on vastuussa asumuksen kulunvalvontalaitteista, turvapuhelimista, hälytys- tai kutsulaitteista sekä niiden toimivuudesta ja huollosta.

9. Asiakastietojen käsittely

Oljami-palvelut Oy:n asiakasrekisterin vastuuhenkilönä ja samalla tietosuojavastaavana toimii Maaret Heiskari (kts. Yrityksen yhteystiedot). Asiakastiedot tallennetaan suojattuun asiakashallintajärjestelmään, jonne on pääsy vain toimitusjohtajalla ja asiakasrekisterin vastuuhenkilöllä sekä rajoitettu pääsyoikeus työn suorittajilla. Asiakashallintajärjestelmän tiedot säilytetään tietosuojatussa pilvipalvelussa Suomessa.

Asiakas saa käyttöoikeuden asiakashallintajärjestelmään ja voi tarkastaa ja korjata omia tietojaan, näitä tietoja ei missään olosuhteissa luovuteta ulkopuolisille. Oljami-palvelut Oy ei hallinnoi asiakkaan potilas- tai hoitotietoja. Kaikilla työn tekijöillä suorittajilla ja alihankintapalvelun tuottajilla on asiakas- ja sopimustietoja koskeva salassapitovelvollisuus, joka jatkuu myös työsuhteen tai toimeksiannon päätyttyä.

Oljami-palvelut Oy:n henkilötietolain 10 §:n mukainen rekisteriseloste löytyy yhtiön internet-sivuilta www.oljami.fi.

Helsingissä 1.10.2016

Maaret Heiskari
Hallituksen jäsen, toimitusjohtaja

Oljami-palvelut Oy | 050-33 55 885 | Hietalahdenranta 19 A 8, 00180 Helsinki | info@oljami.fi | Y-tunnus: 2776047-2